برنامج الفاتورة الإلكترونية

أصبح اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية في السعودية قرارًا يتجاوز إصدار فاتورة تحمل رمز QR، فالمنشأة تحتاج إلى نظام يستطيع إنشاء الفواتير والإشعارات إلكترونيًا، ومعالجة ضريبة القيمة المضافة، وحفظ المستندات، والتعامل مع متطلبات الربط والتكامل مع منصة «فاتورة» عندما تدخل المنشأة ضمن المرحلة الثانية.

وتعرّف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الفاتورة الإلكترونية بأنها فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام إلكتروني، ولا تعتبر الفاتورة المكتوبة يدويًا أو التي تم مسحها ضوئيًا فاتورة إلكترونية.

ولهذا يجب ألا تبحث عن برنامج لطباعة شكل الفاتورة فقط، بل عن نظام متكامل يربط الفاتورة بالمبيعات والعملاء والمخزون والمدفوعات والحسابات والتقارير.

ويمكنك التعرف أولًا على أساسيات النظام من خلال دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية.

ما هو برنامج الفاتورة الإلكترونية؟

برنامج الفاتورة الإلكترونية هو نظام تقني يُستخدم لإنشاء الفواتير والإشعارات الإلكترونية وحفظها ومعالجتها وفق المتطلبات الضريبية والفنية المطبقة على المنشأة.

ولا تقتصر وظيفته على كتابة اسم العميل وقيمة الفاتورة، بل يمكن للنظام المتكامل أن يدير:

• بيانات المنشأة والرقم الضريبي.
• بيانات العملاء.
• المنتجات والخدمات.
• ضريبة القيمة المضافة.
• الفاتورة الضريبية.
• الفاتورة الضريبية المبسطة.
• الإشعارات الدائنة والمدينة.
• رمز QR.
• طرق الدفع.
• المرتجعات.
• حفظ الفواتير.
• إرسال أو مشاركة نسخة العميل.
• الربط مع الحسابات والمخزون.
• التكامل مع منصة فاتورة عند انطباق المرحلة الثانية.

وتوضح زاتكا أن الفوترة الإلكترونية تشمل نوعين أساسيين: الفاتورة الضريبية التي تستخدم غالبًا بين المنشآت، والفاتورة الضريبية المبسطة التي تستخدم غالبًا عند التعامل مع المستهلك النهائي.

للتفريق بينهما بصورة أوضح، يمكنك قراءة دليل الفاتورة الضريبية في السعودية.

ما الذي يجب أن يقدمه برنامج الفاتورة الإلكترونية؟

أفضل طريقة لتقييم النظام هي النظر إلى دورة العمل كاملة، وليس إلى تصميم الفاتورة.

إصدار الفاتورة الضريبية والمبسطة

يجب أن يستطيع البرنامج إصدار نوع الفاتورة المناسب لطبيعة المعاملة وإدراج البيانات المطلوبة بصورة صحيحة.

فالبرنامج الذي يصلح لمتجر يتعامل أساسًا مع المستهلك النهائي قد لا تكون متطلباته التشغيلية نفسها مثل شركة تقدم خدمات إلى شركات أخرى.

احتساب ضريبة القيمة المضافة

يجب أن يحسب النظام الضريبة وفق إعدادات المنتجات والخدمات، ويظهر:

• السعر قبل الضريبة.
• نسبة الضريبة.
• قيمة الضريبة.
• الخصومات.
• الإجمالي النهائي.

لكن البرنامج لا يعوض الخطأ في إعداد التصنيف الضريبي، لذلك يجب التأكد من ضبط المنتجات والخدمات من البداية.

ولفهم كيفية التعامل مع الضريبة بصورة أوسع، راجع دليل ضريبة القيمة المضافة في السعودية.

إدارة المرتجعات والإشعارات

إذا عاد جزء من الطلب أو احتاجت قيمة الفاتورة إلى التصحيح، يجب ألا تعتمد المنشأة على حذف الفاتورة الأصلية وإنشاء فاتورة بديلة يدويًا.

النظام المتكامل يحتاج إلى إدارة:

• الإشعار الدائن.
• الإشعار المدين.
• المرتجع الكامل.
• المرتجع الجزئي.
• ارتباط التصحيح بالفاتورة الأصلية.

وتعرض أعمال رقمية هذه الوظائف ضمن المعايير الأساسية لاختيار برنامج محاسبة متوافق مع الفاتورة الإلكترونية.

يمكنك مراجعة القائمة الكاملة من خلال مقال اختيار برنامج محاسبة متوافق مع الفاتورة الإلكترونية.

هل برنامج الفاتورة الإلكترونية يحتاج إلى الربط مع زاتكا؟

ليس بالطريقة نفسها لكل المنشآت؛ الأمر يعتمد على المرحلة المطبقة على المنشأة.

بدأت المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية، وهي مرحلة الإصدار والحفظ، في 4 ديسمبر 2021. أما المرحلة الثانية، وهي الربط والتكامل، فبدأ تطبيقها تدريجيًا من 1 يناير 2023 على مجموعات من المكلفين.

وفي المرحلة الثانية يجب أن يتكامل حل الفوترة الإلكتروني مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وأن تصدر الفواتير بالصيغ والمتطلبات الفنية المحددة.

ومن المتطلبات التي يحتاج البرنامج إلى التعامل معها في مرحلة الربط:

• ربط حل الفوترة بمنصة فاتورة.
• تهيئة وحدات إصدار الفواتير.
• إنشاء ملفات XML وفق المتطلبات.
• إنشاء UUID.
• تطبيق تسلسل وعداد للفواتير.
• إنشاء QR Code وفق متطلبات المرحلة.
• اعتماد الفاتورة الضريبية القياسية.
• الإبلاغ عن الفاتورة الضريبية المبسطة.
• استقبال نتائج القبول والتحذير والرفض.

إذا تلقت منشأتك إشعارًا بالربط، يمكنك مراجعة دليل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية.

هل يجب أن يكون برنامج الفاتورة الإلكترونية معتمدًا من زاتكا؟

هذه من أكثر النقاط التي تسبب ارتباكًا عند اختيار البرنامج.

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك توضح أن المكلف يستطيع الحصول على خدمات الفوترة الإلكترونية من أي شركة تقدم نظامًا إلكترونيًا بشرط أن يكون النظام الذي يستخدمه المكلف ملتزمًا بمتطلبات الفوترة الإلكترونية.

كما تنص الهيئة صراحةً على أن قائمة مزودي الحلول المنشورة استرشادية وغير ملزمة، ولا تعتبر اعتمادًا من الهيئة للحلول التقنية نفسها.

لذلك، عند مقارنة البرامج لا تعتمد على كلمة «معتمد» وحدها، بل اسأل مزود النظام عن كيفية تنفيذ المتطلبات الفعلية التي تنطبق على منشأتك.

ما الفرق بين برنامج الفواتير وبرنامج المحاسبة المتكامل؟

برنامج الفواتير البسيط يركز بصورة أساسية على إصدار الفاتورة وحفظ بياناتها، بينما يربط البرنامج المحاسبي المتكامل الفاتورة ببقية دورة العمل.

فعندما تصدر فاتورة بيع من النظام المتكامل، يمكن أن يقوم في الوقت نفسه بتحديث:

• حساب العميل.
• إيرادات المبيعات.
• ضريبة المخرجات.
• المخزون.
• وسيلة الدفع.
• التقارير.
• القيد المحاسبي.

وهذا أحد أسباب تفضيل النظام المتكامل للشركات التي لديها مخزون أو نقاط بيع أو عدد كبير من المعاملات.

هل DigitalPro يصلح كبرنامج للفاتورة الإلكترونية؟

تعرض أعمال رقمية DigitalPro كنظام يجمع الحسابات ونقاط البيع والمخزون والتقارير مع وظائف الفوترة الإلكترونية، بحيث تصبح الفاتورة جزءًا من دورة البيع والحسابات وليس مستندًا منفصلًا.

وتشمل الوظائف المعروضة للنظام:

• المبيعات والمشتريات.
• العملاء والموردين.
• المخزون.
• نقاط البيع.
• وسائل دفع متعددة.
• المرتجعات.
• التقارير المالية والمحاسبية.
• تحليل المبيعات والأرباح.
• إدارة المنتجات والمخازن.

ويمكنك استعراض نظام الحسابات ونقاط البيع DigitalPro إذا كنت تريد ربط إصدار الفاتورة بالحسابات والمخزون ونقاط البيع بدل استخدام برنامج فوترة منفصل.

أما إذا كانت الأولوية للعمل عبر الإنترنت، فيمكنك أيضًا التعرف على DigitalPro Cloud – النظام المحاسبي السحابي.

كيف تختار أفضل برنامج فاتورة إلكترونية؟

قبل الاشتراك، اطلب تجربة هذه العمليات فعليًا داخل النظام:

1. أنشئ فاتورة ضريبية

تحقق من:

• بيانات المنشأة.
• العميل.
• الرقم الضريبي.
• المنتجات.
• الضريبة.
• الإجمالي.

2. أنشئ فاتورة مبسطة

تأكد من التعامل الصحيح مع معاملات المستهلك النهائي ومتطلبات الفاتورة التي تنطبق عليها.

3. نفذ مرتجعًا

لا تختبر البيع فقط؛ جرّب إعادة منتج أو تعديل قيمة فاتورة باستخدام الإشعار المناسب.

4. راجع حالة الربط

إذا كانت منشأتك في المرحلة الثانية، اسأل:

• هل يظهر قبول الفاتورة؟
• هل تظهر التحذيرات؟
• هل يظهر سبب الرفض؟
• كيف يعالج المستخدم الخطأ؟

5. راجع الأثر المحاسبي

بعد إصدار الفاتورة تأكد من تحديث:

• حساب العميل.
• المخزون.
• الإيراد.
• الضريبة.
• وسيلة الدفع.
• التقارير.

6. اختبر الصلاحيات

يجب ألا يتمكن كل مستخدم من:

• تغيير الأسعار.
• تنفيذ خصم.
• إلغاء عملية.
• إصدار مرتجع.
• مشاهدة الأرباح.

ما الأخطاء الشائعة عند اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية؟

تجنب اختيار البرنامج بناءً على شكل الفاتورة فقط.

ومن الأخطاء الشائعة:

• اعتبار PDF عادي كافيًا للفوترة الإلكترونية.
• عدم اختبار المرحلة الثانية.
• تجاهل الفاتورة المبسطة.
• عدم اختبار المرتجعات.
• عدم مراجعة XML والربط عند انطباق المرحلة الثانية.
• عدم معرفة كيفية التعامل مع الفواتير المرفوضة.
• تجاهل المخزون والحسابات.
• عدم اختبار الصلاحيات.
• الاعتماد على عبارة «معتمد من زاتكا» دون فهم التوافق الفعلي.
• اختيار برنامج لا يستطيع التوسع مع الفروع ونقاط البيع.

وتؤكد متطلبات زاتكا أن الفاتورة الإلكترونية يجب أن تُصدر من نظام إلكتروني وبصيغة منظمة، وأن مرحلة الربط تضيف متطلبات تقنية تتجاوز مجرد الشكل المرئي للفاتورة.

الأسئلة الشائعة عن برنامج الفاتورة الإلكترونية

ما هو أفضل برنامج للفاتورة الإلكترونية؟

أفضل برنامج هو النظام الذي يلائم طبيعة نشاطك ويصدر أنواع الفواتير المطلوبة، ويدعم ضريبة القيمة المضافة والمرتجعات والإشعارات، ويلبي متطلبات الربط والتكامل عند خضوع المنشأة للمرحلة الثانية.

هل برنامج الفاتورة الإلكترونية إلزامي؟

الأشخاص الخاضعون للائحة الفوترة الإلكترونية يجب عليهم إصدار وحفظ الفواتير من خلال حل إلكتروني وفق المرحلة المطبقة عليهم. وقد بدأت مرحلة الإصدار والحفظ في 4 ديسمبر 2021، بينما يتم تطبيق مرحلة الربط والتكامل تدريجيًا على المجموعات المستهدفة.

هل Excel يعتبر برنامج فاتورة إلكترونية؟

لا يكفي إنشاء الفاتورة يدويًا في أدوات تحرير المستندات أو الاعتماد على صورة أو مسح ضوئي؛ إذ يجب إصدارها وحفظها من خلال نظام إلكتروني بالصورة التي تتوافق مع المتطلبات المطبقة.

هل البرنامج يحتاج إلى QR Code؟

تعتمد التفاصيل على نوع الفاتورة والمرحلة المطبقة، لكن رمز QR من العناصر المهمة في الفاتورة الضريبية المبسطة، وتتضمن المرحلة الثانية متطلبات فنية إضافية مرتبطة به.

هل برنامج الفاتورة الإلكترونية يحتاج إلى الإنترنت؟

قد تختلف آلية العمل عند انقطاع الاتصال حسب النظام ونوع الفاتورة والمرحلة؛ لذلك يجب أن تسأل مزود البرنامج تحديدًا عن طريقة إصدار الفواتير وحفظها وإعادة إرسالها عند عودة الاتصال.

ما الفرق بين الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الضريبية؟

الفاتورة الضريبية تصف نوع الفاتورة ومحتواها الضريبي، بينما «إلكترونية» تصف طريقة إصدارها وحفظها ومعالجتها. لذلك يمكن أن تكون الفاتورة الضريبية فاتورة إلكترونية عندما تصدر من النظام الإلكتروني وفق المتطلبات.

كيف أربط برنامج الفاتورة الإلكترونية مع زاتكا؟

إذا كانت منشأتك مستهدفة بالمرحلة الثانية، تتم تهيئة وحدات إصدار الفواتير وربط الحل الإلكتروني بمنصة فاتورة وفق الإجراءات والمتطلبات الفنية للهيئة. ويمكنك مراجعة دليل كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية للحصول على الخطوات بصورة تفصيلية.

الخلاصة

اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية الصحيح لا يبدأ من تصميم الفاتورة، وإنما من دورة العمل التي تريد إدارتها.

فالبرنامج المناسب يجب أن يساعدك على إصدار الفواتير الضريبية والمبسطة، واحتساب الضريبة، وإدارة المرتجعات والإشعارات، وحفظ البيانات، وتنفيذ متطلبات الربط مع منصة فاتورة عندما تكون منشأتك ضمن المرحلة الثانية.

وإذا كان نشاطك يحتوي على مبيعات ومخزون وعملاء ونقاط بيع، فمن الأفضل أن تكون الفاتورة جزءًا من نظام محاسبي متكامل بدل تشغيل برنامج فوترة منفصل ثم نقل البيانات يدويًا إلى الحسابات.

وتقدم أعمال رقمية DigitalPro للحسابات ونقاط البيع لربط الفوترة بالمبيعات والمخزون والمدفوعات والتقارير داخل نظام واحد، إلى جانب الحلول السحابية والأنظمة المتخصصة لمختلف الأنشطة.

يمكنك استعراض حلول أعمال رقمية، ثم طلب نسخة تجريبية واختبار فاتورة بيع ومرتجع وفاتورة مبسطة والتقارير قبل اختيار النظام النهائي.