كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية في السعودية خطوة بخطوة

يبحث أصحاب المنشآت عن كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية معتقدين أحيانًا أن الأمر يتطلب تقديم طلب مستقل للحصول على الفاتورة الإلكترونية، لكن التطبيق في السعودية يعتمد على المرحلة التي تخضع لها المنشأة.

في المرحلة الأولى – الإصدار والحفظ، المطلوب هو إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا من خلال نظام فوترة متوافق. أما المنشآت التي تم إشعارها بالدخول في المرحلة الثانية – الربط والتكامل، فيجب على المنشأة ربط نظام الفوترة بمنصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك وتهيئة وحدات أو أجهزة إصدار الفواتير المستخدمة لديها.

إذا كنت تبدأ من الأساس، يمكنك أولًا مراجعة دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية لفهم أنواع الفواتير ومتطلبات كل مرحلة.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام إلكتروني، وتحتوي على عناصر الفاتورة الضريبية المطلوبة.

ولا تعتبر الفاتورة المكتوبة يدويًا أو صورة الفاتورة الورقية الممسوحة ضوئيًا فاتورة إلكترونية وفق تعريف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويوجد نوعان رئيسيان: الفاتورة الضريبية، والفاتورة الضريبية المبسطة.

ولمعرفة الفروق والمتطلبات المحاسبية لكل نوع، راجع دليل الفاتورة الضريبية في السعودية.

هل تحتاج إلى التسجيل في الفاتورة الإلكترونية بشكل منفصل؟

ليس هناك إجراء واحد يسمى «التسجيل في الفاتورة الإلكترونية» ينطبق بالطريقة نفسها على جميع المنشآت. الخطوات تختلف حسب وضع المنشأة ومرحلة التطبيق.

إذا كانت المنشأة ضمن المرحلة الأولى، فهي تحتاج إلى استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق وإصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا مثل نظام ديجيتال برو.

أما عند إشعار المنشأة بموعد تطبيق المرحلة الثانية عليها، فيجب ربط حل الفوترة مع منصة «فاتورة» وتهيئة وحدات إصدار الفواتير المستخدمة. وتطبق المرحلة الثانية تدريجيًا، وتوضح الهيئة أنها تُشعر المكلف المستهدف قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل.

يمكنك معرفة تفاصيل هذه المرحلة في دليل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية.

كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية خطوة بخطوة

إذا كانت منشأتك مستهدفة بمرحلة الربط والتكامل، فهذه هي الصورة العملية للعملية من تجهيز المنشأة إلى تشغيل النظام.

1. تأكد من وضع المنشأة الضريبي

ابدأ بمراجعة بيانات المنشأة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والتأكد من صحة بيانات التسجيل الضريبي والحساب المستخدم للدخول إلى خدمات الهيئة.

ويجب كذلك التأكد مما إذا كانت المنشأة قد تلقت إشعارًا بالدخول في إحدى مجموعات المرحلة الثانية؛ لأن الربط والتكامل يتم تدريجيًا وليس في تاريخ واحد لجميع المنشآت.

إذا كنت بحاجة إلى مراجعة الضريبة نفسها قبل ضبط النظام، يمكنك قراءة دليل ضريبة القيمة المضافة في السعودية.

2. اختر نظام فوترة إلكتروني متوافق

يجب استخدام حل إلكتروني قادر على إصدار الفواتير بالشكل والمتطلبات الفنية التي تحددها الهيئة.

ولا يشترط أن يكون مقدم النظام موجودًا في القائمة الاسترشادية لمزودي الحلول؛ إذ توضح زاتكا أن المكلف يمكنه استخدام أي مقدم خدمة بشرط أن يكون النظام المستخدم فعليًا ملتزمًا بمتطلبات الفوترة الإلكترونية. كما أن القائمة المنشورة لمقدمي الحلول هي قائمة استرشادية.

ويمكنك مراجعة نظام الحسابات ونقاط البيع DigitalPro، الذي تعرضه أعمال رقمية كحل يدعم الفوترة الإلكترونية إلى جانب الحسابات والمبيعات والمخزون ونقاط البيع.

3. اضبط بيانات المنشأة داخل النظام

قبل إصدار الفواتير، تأكد من إدخال البيانات الأساسية بصورة صحيحة، مثل:

• اسم المنشأة.
• الرقم الضريبي.
• بيانات الفرع.
• العنوان.
• بيانات المنتجات أو الخدمات.
• نسب ضريبة القيمة المضافة.
• العملاء.
• تسلسل الفواتير.
• إعدادات الفواتير والإشعارات.

وجود بيانات غير صحيحة في النظام قد يؤدي إلى ظهور الأخطاء في الفواتير المرسلة أو المبلّغ عنها.

ولمعرفة أهم البيانات المطلوبة داخل الفاتورة، يمكنك الرجوع إلى دليل الفاتورة الضريبية.

4. الدخول إلى منصة فاتورة

عند الانتقال إلى مرحلة الربط، يستطيع المكلف الدخول إلى منصة فاتورة باستخدام بيانات حسابه لدى الهيئة، ويوضح دليل منصة فاتورة أن الدخول يتم باستخدام الرقم المميز أو البريد الإلكتروني المسجل لدى زاتكا وكلمة المرور.

بعد الدخول تظهر للمكلف الأدوات الخاصة بتهيئة حلول وأجهزة إصدار الفواتير وإدارة الوحدات التي سبق ربطها.

5. اختر «تهيئة وحدة/جهاز حل جديد»

بعد الدخول إلى منصة فاتورة، يتم اختيار Onboard New Solution Unit/Device لبدء تهيئة وحدة إصدار الفواتير الإلكترونية المستخدمة في المنشأة.

والمقصود بالوحدة قد يكون نظامًا أو جهازًا يصدر الفواتير وفق البنية التقنية المستخدمة في المنشأة؛ لذلك يجب حصر وحدات الإصدار والفروع وأجهزة نقاط البيع قبل بدء عملية الربط.

6. توليد رمز OTP

يحدد المكلف عدد رموز التحقق OTP المطلوبة وفق عدد وحدات إصدار الفواتير المراد تهيئتها، ويمكن للمنصة توليد رموز لعدة وحدات في العملية نفسها.

ويكون رمز OTP صالحًا لمدة ساعة واحدة فقط من وقت إنشائه، لذلك يجب استخدامه في نظام الفوترة أو وحدة الإصدار خلال هذه المدة.

7. أدخل OTP في نظام الفوترة

لا تنتهي العملية بمجرد إنشاء الرمز من منصة فاتورة. يجب إدخال رمز OTP في وحدة إصدار الفواتير أو من خلال الإجراء الذي يوفره مزود نظامك لاستكمال عملية التهيئة.

وهنا يظهر دور مزود البرنامج أو الفريق التقني؛ إذ توضح الهيئة أن تنفيذ كثير من المتطلبات الفنية يتم عادة من خلال مزودي الأنظمة الإلكترونية أو الفرق التقنية الداخلية للمنشأة.

إذا كنت تستخدم DigitalPro، فمن الأفضل تنفيذ عملية الربط بمساعدة فريق النظام والتأكد من اختبار الفواتير والمرتجعات والبيانات قبل بدء التشغيل الفعلي.

للتعرف على النظام: DigitalPro للحسابات ونقاط البيع والفوترة.

8. اختبر الفواتير قبل التشغيل الكامل

بعد تهيئة النظام، اختبر دورة العمل الفعلية، ولا تكتفِ بنجاح تسجيل الجهاز.

اختبر:

• الفاتورة الضريبية.
• الفاتورة الضريبية المبسطة.
• QR Code.
• الإشعار الدائن.
• الإشعار المدين.
• المرتجعات.
• الضريبة.
• بيانات العملاء.
• تنسيق البيانات المطلوبة.
• حالات قبول أو رفض المستندات.

وتوفر منصة فاتورة إحصاءات للمستندات المرسلة توضح المستندات المقبولة، والمقبولة مع تحذيرات، والمرفوضة، بما يساعد على متابعة أخطاء التكامل.

ما الفرق بين التسجيل في المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، بينما بدأت المرحلة الثانية تدريجيًا في 1 يناير 2023 وتستمر على مجموعات يتم إشعارها من الهيئة.

لمعرفة متطلبات الربط بصورة أكثر تفصيلًا، راجع دليل الربط والتكامل مع منصة فاتورة.

أخطاء يجب تجنبها عند التسجيل والربط

من أكثر الأخطاء التي قد تسبب مشكلات أثناء التهيئة:

• الانتظار حتى موعد الربط لبدء التجهيز.
• استخدام برنامج غير قادر على استيفاء المتطلبات الفنية.
• إدخال بيانات ضريبية غير صحيحة.
• توليد OTP وعدم استخدامه خلال مدة صلاحيته.
• نسيان بعض وحدات أو أجهزة إصدار الفواتير.
• عدم اختبار المرتجعات والإشعارات.
• اعتبار ملف PDF وحده دليلًا على أن الفاتورة إلكترونية متوافقة.
• عدم متابعة حالات الفواتير المرفوضة أو التحذيرات.

والأهم هو اختبار دورة البيع الحقيقية داخل منشأتك، من إنشاء الفاتورة وحتى ظهور حالتها في النظام.

يمكنك أيضًا قراءة دليل اختيار برنامج محاسبة متوافق مع الفاتورة الإلكترونية قبل تغيير نظامك الحالي.

الأسئلة الشائعة عن كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية

كيف أسجل في الفاتورة الإلكترونية؟

إذا كنت في مرحلة الإصدار والحفظ، استخدم نظام فوترة إلكترونيًا متوافقًا. أما إذا تم إشعار منشأتك بالمرحلة الثانية، فتحتاج إلى الدخول إلى منصة فاتورة وتهيئة وحدات إصدار الفواتير وربط نظامك مع المنصة.

كيف أدخل إلى منصة فاتورة؟

يمكن الدخول إلى منصة فاتورة باستخدام بيانات المكلف المسجلة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مثل الرقم المميز أو البريد الإلكتروني المسجل وكلمة المرور.

ما هو رمز OTP في منصة فاتورة؟

هو رمز يتم توليده أثناء تهيئة وحدة إصدار جديدة، ويتم إدخاله في وحدة أو نظام إصدار الفواتير لاستكمال عملية التهيئة. ووفق دليل الهيئة، يكون صالحًا لمدة ساعة واحدة.

هل تحتاج كل أجهزة الكاشير إلى تهيئة؟

في المرحلة الثانية يجب تهيئة وحدات إصدار الفواتير الإلكترونية المستخدمة ضمن الحل؛ وتسمح منصة فاتورة بتوليد رموز OTP لوحدة واحدة أو عدة وحدات. لذلك يجب حصر أجهزة ووحدات الإصدار الفعلية مع مزود النظام قبل الربط.

هل يجب اختيار برنامج موجود في قائمة مزودي زاتكا؟

ليس شرطًا أن يكون مقدم الخدمة موجودًا في القائمة الاسترشادية؛ المعيار الأساسي وفق الهيئة هو أن يكون النظام الذي يستخدمه المكلف ملتزمًا بمتطلبات الفوترة الإلكترونية.

هل ملف PDF يعتبر فاتورة إلكترونية؟

ليس مجرد وجود ملف PDF هو ما يحدد الامتثال؛ الفاتورة الإلكترونية يجب أن تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، ولا تعد الفاتورة اليدوية أو الممسوحة ضوئيًا فاتورة إلكترونية.

الخلاصة

فهم كيفية التسجيل في الفاتورة الإلكترونية يبدأ أولًا بمعرفة المرحلة التي تخضع لها منشأتك. فالمرحلة الأولى تعتمد على إصدار وحفظ الفواتير من نظام إلكتروني متوافق، بينما تتطلب المرحلة الثانية ربط الحل مع منصة فاتورة وتهيئة وحدات الإصدار واختبار عملية إرسال ومعالجة الفواتير.

وإذا كانت منشأتك تستعد للربط، فابدأ بمراجعة البيانات الضريبية، وحصر الفروع وأجهزة الإصدار، واختيار نظام متوافق، ثم نفذ التهيئة والاختبارات قبل موعد الإلزام.

تقدم أعمال رقمية DigitalPro لإدارة الحسابات ونقاط البيع والفواتير والمخزون ضمن نظام مترابط، مع وظائف مرتبطة بالفوترة الإلكترونية.

ويمكنك طلب نسخة تجريبية أو التواصل مع أعمال رقمية لتقييم نظام الفوترة الحالي وتجربة دورة إصدار الفاتورة والمرتجع والربط قبل التشغيل الفعلي.